(Des)organizando um evento

Esse final de semana estamos organizando o primeiro hackathon (site / facebook) ou hackerthon* (como saiu na manchete do jornal local) da Universidade Federal de Pelotas, e como é o primeiro evento que realmente ajudo a organizar (ou não) estou desenvolvendo uma visão um pouco diferente de como funciona a organização de um evento. Então vou dividir em tópicos e vou explicar um pouco melhor.

  • Divida a organização em departamentos

Infelizmente descobrimos isso da pior maneira, simplesmente destribuimos as tarefas sem prazos, metas ou equipes pré-definidas. Isso resultou em problemas como, dados ou informações se perderem/alterarem por não terem um pessoal responsáveis por tais tarefas.

PS: Um excelente exemplo disso é o fato de a comida vir em dobro para a noite do sábado, felizmente conseguimos contornar o problema.

  • Tenha alguém da área de Design

Não notava isso, talvez pelo fato de eu ser da computação, nunca havia percebido como a identidade visual faz diferença para uma marca/produto. Mas não apenas isso, olhando para a equipe desenvolvendo nota-se que as ideias superam o pensamento “não vou fazer por que da trabalho de implementar”. Também entendi que esse pessoal manda muito bem, nunca vou chegar perto usando o PAINT (brinks, não uso windows).

  • Tenha um gerente de projetos

Também entendi o sentido de ter um gerente de projetos, agora 1 milhão de planilhas geradas até começam a fazer sentido. Isso com certeza foi uma parte boa da nossa organização, pois temos o controle de tudo (financeiro, suprimentos, espaço, tempo, etc). Caso não nos mantivessemos com isso atualizado teriamos grandes chances de fazer algo errado por margen de estimativas.

  • Leve a sério, mas não corte a diversão

Claro que a intenção de quem está organizando é que tudo ocorra bem e que os participantes usufruam o máximo possível do tema do evento, mas entenda que a diversão talvez seja a parte que mais conte pontos na experiência do usuário. Então tente conduzir o evento de maneira que não acabe com a diversão do seu público alvo, mesmo que isso tenha que alterar a ideia inicial de condução do evento.

That’s all folks.


 *Hackerthon – Uma tonelada de hackers

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